چهار نکته نگهداری از پرینتر در محیط کار

چهار نکته برای نگهداری از پرینتر در محیط کار

نگهداری از پرینتر

معمولاً محیط کسب و کار شما باید به طور مرتب تمیز شود تا از تاثیر منفی گرد و غبار بر کارایی دستگاه‎ هایتان و در نتیجه تاثیر منفی بر بهره‎وری کارکنان جلوگیری شود. با این حال، ممکن است تاکنون متوجه این نشده باشید که باید از پرینترتان به درستی نگهداری کنید تا از آسیب رسیدن به دستگاه یا خرابی آن جلوگیری نمایید.

در این مطلب، چهار نکته را با شما به اشتراک می‎ گذاریم تا نشان دهیم که چگونه می‎ توانید از یک پرینتر بهتر نگهداری و محافظت نمایید و با تکنیک‎ هایی آشنا شوید که از آنها برای کم کردن احتمال خرابی ‎های دستگاه استفاده کنید:

• پرینتر را به طور منظم تمیز کنید

یکی از ساده ترین نکات حفظ پرینتر در محیط کار این است که آن را به طور مرتب تمیز کنید. برای پاک کردن قسمت ‎های خارجی دستگاه خود از یک پارچه بدون پرز استفاده کنید تا اطمینان حاصل نمایید که گرد و غبار جمع نمی‎ شود.

این توصیه اولیه همانقدر که ساده به نظر می ‎رسد ضروری نیز هست. شاید با دانستن چگونگی تاثیر گرد و خاک بر عملکرد پرینتر، بیشتر ترغیب به انجام این کار ساده شوید. با گذشت زمان، جمع شدن گرد و غبار باعث کم شدن کارایی پرینتر می‎ شود. این امر به این دلیل است که گرد و غبار باعث می شود کارتریج‎ های جوهر در داخل دستگاه لخته لخته شوند و نتوانند به خوبی مورد استفاده قرار گیرند یا در پرینتر های لیزری ممکن است روی ذوب شدن تونر روی کاغذ تاثیر داشته باشند، بنابراین تمیز کردن پرینتر باید یک بخش کلیدی از روش تعمیرات و نگهداری شما باشد.

توجه: شما باید در مورد تمیز کردن قسمت‎های داخلی دستگاهتان احتیاط کنید. اغلب، تکنسین های ماشین اداری قادر به تمیز کردن قسمت های داخلی پرینتر هستند و اگر شما تمایل دارید خودتان شخصا دستگاهتان را تمیز کنید، توجه داشته باشید که احتمال رد گارانتی سازنده پرینترتان نیز وجود دارد.

• نرم افزارها را به روز رسانی کنید

نکته بعدی این است که باید نرم افزاری را که روی پرینتر شما در حال اجرا است به عنوان بخشی از برنامه نگهداری به ‎روز‎ رسانی کنید. هنگامی که کمپانی سازنده پرینترتان یک بروزرسانی نرم‎افزاری منتشر می ‎کند، باید آن را در اسرع وقت روی پرینتر و رایانه خود نصب کنید تا تنظیمات کارآمدتر شوند.

اگر به طور منظم نرم افزار پرینترتان را به روزرسانی نکنید، احتمال دارد سرعت خروجی پرینتر کاهش پیدا کند و در نتیجه باعث مختل شدن کسب و کارتان شود.

اثر آپدیت نرم ‎افزاری بر امنیت پرینتر

اگر از نرم ‎افزار به ‎روز استفاده نکنید، امنیت پرینتر شما ممکن است آسیب ببیند. علاوه بر این، اگر به ‎روزرسانی نرم افزار شبکه توصیه شده توسط سازنده شما انجام نشده باشد، احتمال اینکه اسناد محرمانه ‎تان به دست افراد نادرست بیفتد به وجود می ‎آید.

رنج وسیعی از پرینترهای HP وجود دارند که به عنوان ” ایمن ‎ترین پرینتر های جهان” نامگذاری شده ‎اند. سازنده از طریق یک سری آپدیت‎ های نرم ‎افزاری به طور منظم امنیت سفت و سختی را ارائه می‎ دهد، بنابراین لازم است که پرینتر همیشه با نرم افزار منتشر شده توسط سازنده به روز شود.

• از مواد مصرفی مرغوب استفاده کنید

هنگامی که زمان خرید مجدد مواد مصرفی برای پرینترتان فرا می ‎رسد، ممکن است متوجه شوید که برخی کارتریج های جوهر یا تونر بیشتر از بقیه کار می ‎کنند. آنها در واقع کارتریج ‎های اصلی یا مرغوب (Grade A) هستند و به همین دلیل است که بهتر است از مواد اصلی یا با کیفیت که توسط همان تولید کننده ساخته شده است برای پرینترتان استفاده کنید یا اینکه حداقل از کارتریج های غیر اورجینال با کیفیت استفاده شود.

کارتریج های جوهر و تونر نا مرغوب ممکن است گاها مشکلاتی در دستگاه ایجاد کنند، مانند جوهر مسدود شده و کیفیت پایین تر چاپ و همچنین می ‎توانند موجب لغو ضمانت نامه پرینترتان شوند. به همین دلیل اگر به فکر نگهداری درست از پرینترتان هستید، بهتر است از کارتریج اصلی یا کارتریج های سازگار درجه یک ارائه شده در ماشین اداری، استفاده کنید.

• وقتی از پرینتر استفاده نمی ‎شود آن را خاموش کنید

خاموش کردن لوازم برقی هنگامی که از آنها استفاده نمی‎ شود، می ‎تواند تاثیر قابل توجهی بر مصرف انرژی در محیط کسب و کار شما داشته باشد. ولی علاوه بر آن خاموش کردن پرینتر هنگام خارج شدن از دفتر کار می ‎تواند به شما برای حفظ دستگاه در سطح بالایی از استانداردهای آن کمک کند.

هنگامی که پرینتر روشن باشد، گرما همچنان درون پرینتر در حال تولید شدن است و این قضیه می ‎تواند باعث مسدود و کلوخه شدن کارتریج‎ های جوهر شود. خاموش کردن پرینتر به طور کامل می ‎تواند به حل این معضل کمک کند؛ برخی از ماشین ‎ها برای جلوگیری از این اتفاق دارای یک حالت خواب یا “اسلیپ مود” داخلی هستند.

همانطور که می بینید، حفظ و نگهداری از پرینتر لزوما نباید یک کار طولانی باشد. به سادگی با صرف چند دقیقه زمان برای تمیز کردن پرینترتان در هر هفته، خاموش کردن و آپدیت به موقع می‎توانید تفاوت ‎های بزرگی ایجاد کنید و احتمال ایجاد تاثیرات مخرب روی کسب و کارتان را کاهش دهید.