انتخاب بهترین دستگاه کپی – بخش اول

راهنمای انتخاب بهترین دستگاه کپی – بخش اول

اگر به دنبال انتخاب بهترین دستگاه کپی برای کسب و کار خود هستید، شما باید این موضوع را مورد توجه قرار دهید که آیا یک دستگاه کپی دیجیتال مناسب شما می‌ باشد یا خیر. اگر چه همچنان دستگاه های کپی آنالوگ مورد استفاده قرار می‌ گیرند اما حجم عمده از فروش دستگاه‌ های کپی متعلق به مدل‌ های دیجیتال می باشد. دستگاه های کپی دیجیتال، دارای نرم‌ افزار اداری چند منظوره می باشد که قادر به اسکن، کپی‌ ، پرینت ، فکس ،دانلود و ارسال ایمیل می باشند.

نحوه انتخاب

شما باید در تصمیم خرید خود موارد متعددی را مورد توجه قرار دهید. اولین مورد، توجه به ویژگی های مهم دستگاه کپی دیجیتال می باشد که به شما کمک می کند تا مدل های مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید. این موارد عبارت‌ اند از:

• سرعت چاپ: بر خلاف مدل های قدیمی که در هر دقیقه قادر به چاپ ۳۰ صفحه بودند، دستگاه های کپی دیجیتال جدید در مدل های ارزان‌ تر قادر به چاپ ۲۲ صفحه در هر دقیقه و در مدل های حرفه ای قادر به چاپ ۱۰۰ صفحه در هر دقیقه هستند. زمان مورد نیاز برای گرم شدن دستگاه کاهش پیدا کرده است و سرعت اولین کپی نیز بهبود یافته و در حال حاضر در حدود ۳.۵ تا ۷.۵ ثانیه قرار دارد.
• حجم چاپ: در دستگاه کپی ، به کشوی ظرفیت کاغذ معمولاً به عنوان کاست و یا سینی کاغذ اشاره می شود. در مدل‌ های اولیه می توان ۱۰۰ کاغذ را در سینی و ۲۵۰ کاغذ را در کاست قرار داد. در مدل های حرفه ای تر بیش از ۵۰۰ کاغذ در سینی دستی و بیش از ۲۰۰۰ کاغذ در کاست قرار دارد که معمولاً بین دو یا چند کاست توضیح می شوند .
• قابلیت های گرافیکی: پرینتر هایی که به عنوان چند کاره یا MFP شناخته می شوند مدل هایی با قابلیت های گرافیکی با بالاترین وضوح (استاندارد ۲۴۰۰×۲۴۰۰ نقطه در اینچ ) و همچنین مدیریت رنگ از طریق کنترل پنج رنگ می‌ باشند. این مدل‌ ها یک باز نشر دقیق و قابل اطمینان از مأخذ ارائه می دهند که می تواند حاصل یک سند فیزیکی موجود و یا ایجاد یک سند جدید از طریق پلتفرم های نرم افزاری چند منظوره سازگار باشد .

انتخاب شما چیست؟

• آنالوگ یا دیجیتال ؟
• نو یا دست دوم ؟

آنالوگ در مقابل دیجیتال

ماشین های آنالوگ بیشتر در گذشته مورد استفاده قرار می‌گرفتند. اگر چه همچنان بسیاری از دفاتر این ماشین های آنالوگ را در اتاق های پشتی خود قرار داده اند، اما باید به صورت گسترده از آن‌ها پشتیبان گیری شود. از زمانی که دانلود های دیجیتال جایگزین اسناد وینیل شدند، دستگاه های کپی انالوگ به دو دلیل از همتایان دیجیتال خود عقب ماندند که عبارت بودند از بهره وری و کیفیت.

اکنون بسیاری از سازمان ها از ارتباطات دیجیتال استفاده می کنند و از طریق ایمیل مستقیماً با افراد ارتباط برقرار می کنند و یا از طریق شبکه های اجتماعی با حجم گسترده از افراد ارتباط برقرار می کنند. این نوع از ارتباطات به زمینه های دیجیتال نیاز دارند. حتی اگر آیتمی به عنوان یک نسخه چاپی فیزیکی به اشتراک گذاشته شده باشد، اگر هدف دسترسی سریع و مقرون به صرفه افراد یا مخاطبین مورد نظر به آن باشد، باید دیجیتالی شود.

برای ساده سازی این فرآیند، دستگاه های دیجیتال چند منظوره شامل قابلیت هایی برای اسکن، ارسال فکس و کپی برای تحویل داخلی از طریق اینترانت یا ارسال به گیرنده های خارجی از طریق ایمیل طراحی شده اند. برای ساده سازی فرآیند، اکنون بسیاری از دستگاه های کپی دارای هارد دیسک های بزرگی هستند که تا 80 گیگابایت یا بیشتر فضای ذخیره سازی دارند.

یکی دیگر از تفاوت های دستگاه های آنالوگ و دیجیتال کیفیت می باشد. رندر گرافیکی معمولاً در بسیاری از دستگاه های چند منظوره وجود دارد که موجب تولید دقیق طرح های پیچیده، الگو وار و نگاره ای می شود. این ویژگی معمولاً یکی از ارزشمندترین پیشرفت ها برای طیف وسیعی از شرکت ها می باشد و به آن‌ ها اجازه می دهد تا کارهای هنری را با مهارت انجام دهند و بروشورها، اسناد و محصولات بسیار با کیفیت را به صورت اختصاصی تولید کنند. دستگاه های کپی آنالوگ در مقایسه با مدل های دیجیتال که قادر به ایجاد تصاویری با وضوح 4800x4800dpi هستند تصاویری با وضوح 600x600dpi تولید می کنند.

افزون بر این، دستگاه های کپی برداری دیجیتال سطح گسترده تری از کنترل را ارائه می دهند. می توان اندازه اسناد را به 25 درصد از اندازه اولیه کاهش داد و در برخی از موارد می توان اندازه آن را 400 برابر بزرگ کرد. آستانه معمول برای کاهش و افزایش اندازه برای ماشین های آنالوگ به طور میانگین 50 و 200 درصد می باشد.

نو در مقابل دست دوم

یکی از مهم‌ترین سؤالاتی که مالکان کسب و کار با آن مواجه می شود این است که خرید تجهیزات نو مقرون به صرفه تر می‌ باشد یا دست دوم. همگام با کاهش در هزینه تکنولوژی جدید ، پیشرفت‌ های عملکرد که در بالا به آنها اشاره شد و افزایش مشکلات مربوط به یافتن قطعات و جوهر یا تونر ماشین های قدیمی مسلماً دستگاه های کپی دست دوم بهترین انتخاب برای اکثر کسب و کارها نمی باشد.

افزون بر هزینه تعمیر و نگهداری، اغلب این پرینتر ها تحت پوشش گارانتی و خدمات پس از فروش قرار ندارند و زمانی که مشکلی پیش می آید ، صرف نظر از هزینه توقف کار به دلیل خرابی تجهیزات، شما متحمل هزینه های هنگفت خواهید شد. می توان گفت که اگر شما گاهی اوقات قصد استفاده از این دستگاه های کپی را دارید، یک مدل دست دوم می‌تواند به خوبی کار کند و شما میزان زیادی در پول خود صرفه جویی می کنید. در اینجا ما به حدود قیمت برای دستگاه های کپی جدید و دست دوم اشاره می کنیم:

• دستگاه های کپی میان رده ، مدلهای دست دوم حدود 1 میلیون تا 10 میلیون تومان قیمت دارند ، مدل های جدید از 2.5 میلیون تومان شروع می‌شوند و به 50 میلیون تومان نیز می رسند.

شایان ذکر است که هزینه ی تعمیر هر ماشین بدون قرارداد خدمات و یا ضمانت نامه از حدود 200 هزار تومان برای هر خدمتی در محل آغاز می شود و شامل هزینه قطعات نیست.

انواع دستگاه های کپی دیجیتال

• دستگاه های کپی دیجیتال تک رنگ ( سیاه و سفید )

معمولاً یکی از ارزان قیمت ترین دستگاه های موجود در بازار ، دستگاههای کپی سیاه و سفید می باشند که نسبت به دستگاه های رنگی در مصرف مواد گران قیمت مورد نیاز صرفه‌ جویی می‌ کنند که کارتریج تونر رنگی یکی از مثال های آن می باشد. این دستگاه‌های کپی برای انجام حداقل کار های ضروری، متکی به تکنولوژی هستند که در آن‌ ها قرار دارد و معمولاً ارائه دهنده اعمالی چون کپی‌ ، فکس و اسکن هستند و قابلیت های ویرایش گرافیکی که در بسیاری از دستگاه های کپی رنگی وجود دارد را شامل نمی شوند. دستگاه های کپی دیجیتال سیاه و سفید یا مونو (MONO) برای کسب و کارهای کوچک یا کسب و کارهایی که تنها گاهی اوقات از آن استفاده می‌ کنند ایده‌آل می‌ باشند و میانگین سرعت آن‌ ها ۳۰ تا ۱۴۰ صفحه در دقیقه بوده و ظرفیت کاغذ آنها شامل ۱۰۰ کاغذ در سینی و بیش از ۵۵۰ کاغذ در کاست می باشد. هزینه خرید آنها در حدود 2.5 میلیون تا 25 میلیون تومان است.

• دستگاه های کپی رنگی دیجیتال

دستگاه های کپی رنگی دیجیتال با ارائه یک گام رو به جلو قادر به تکثیر با وضوح بالا طیف بی حد و حصر از ماخذ هستند. با افزایش استفاده از دستگاه های کپی رنگی دیجیتال به وسیله طیف گسترده ای از دپارتمان های بازاریابی و متخصصان کسب و کار، این دستگاه ها در حال حاضر بروشورها و جزوه هایی با وضوح ۶۰۰×۶۰۰dpi  تا ۲۴۰۰×۶۰۰ dpi  ایجاد می‌ کنند.

میانگین سرعت این دستگاه ها بین ۴۰ تا ۹۰ صفحه در دقیقه می باشد و ظرفیت کاغذ آنها هزار کاغذ در سینی و ۵۰۰ تا ۱۵۰۰ کاغذ در کاست های پشتیبان می باشد. هزینه مدل های میان رده از حدود 16 میلیون تا 80 میلیون تومان می باشد.

همانطور که احتمالاً شما متوجه شده اید، دستگاه‌های کپی رنگی حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد نسبت به دستگاه‌های تک رنگ گران‌ تر می‌ باشند و دلیل آن تکثیر درخشان اغلب دستگاههای کپی رنگی دیجیتال می باشد. در واقع رنگ تنها عامل تعیین کننده ی هزینه کلی یک دستگاه کپی دیجیتال می باشد. از این رو اگر شما به دنبال صرفه جویی در پول می باشید و تنها مواقعی به کپی رنگی نیاز دارید، یک راه حل مقرون به صرفه می تواند خرید یک دستگاه کپی تک رنگ و برون سپاری کپی های رنگی باشد.

• دستگاه  همه کاره (ALL IN ONE) یا MFP

دستگاه‌ های همه کاره اساساً مدل‌ های رومیزی با ساختار داخلی پرینتر بوده و دارای قابلیت های چند جانبه می‌ باشند. این دستگاه ها مناسب کسب و کارهای کوچک و یا دفاتر خانگی هستند و معمولاً شامل ویژگی های اساسی مانند پرینت، اسکن و فکس در سایز A4 هستند. وضوح این دستگاه‌ها در حدود ۳۰۰×۳۰۰ dpi ‌ تا ۱۲۰۰×۶۰۰ dpi بوده و سرعت خروجی آن‌ها ۱۹ تا ۳۰ صفحه در دقیقه می‌باشد.

معمولاً سرعت و وضوح دستگاه های همه کاره مناسب بسیاری از کسب و کارها نیست و از این رو این دستگاه‌ها به ندرت در دفاتر اداری پر کار مورد استفاده قرار می گیرند. هر چند با توجه به اندازه جمع و جور و ماهیت قابل حمل آنها، این دستگاه ها گاهی اوقات در دفتر یکی از کارمندان قرار می دهند یا به صورت موقت مورد استفاده قرار گیرند.

• دستگاه‌های کپی چند منظوره

این دستگاه‌ ها یکی از محبوب ترین مدل ها در میان کسب و کارها با هر اندازه می باشند و به کسب و کارها اجازه می‌ دهد تا تجهیزات غیر ضروری را حذف کنند و طیف وسیعی از تکنولوژیهای ارتباطی را ارائه می دهند. همه این مدل ها معمولاً شامل پرینت، اسکن و فکس هستند اما بسته به میزان کیفیت و کار مورد انتظار، این دستگاه ها بسیار متفاوت می‌ باشند .

دستگاه‌های کپی چند منظوره به چهار گروه مختلف تقسیم می شوند:

• ALL IN ONE MFP: مدلهای رومیزی طراحی شده برای استفاده شخصی و کاربردهای شبکه که معمولاً شامل حافظه کمکی می باشند.
• SOHO MFP: مدل‌های کوچک اداری که شامل حافظه داخلی ، فیدر سند و ویژگی‌های امنیتی می باشند.
• MFP اداری: یکی از محبوب ترین مدل ها در میان این چهار گروه است که در بسیاری از کسب و کارهای بزرگ و متوسط پیدا می‌شود . این مدل قادر به برآورده ساختن طیف گسترده ای از نیازها می‌باشد، MFP اداری معمولاً یک شبکه میان یک گروه کاری یا کل یک طبقه ایجاد می کنند و شامل ویژگی های ویرایش سند و اسکن پیشرفته می باشد . این دستگاه ها با توجه به استفاده گسترده به وسیله ی طیف گسترده ای از افراد مختلف از ویژگی‌های امنیتی پیشرفته و رمزنگاری داده‌ها برخوردار هستند.

• MFP حجم بالا: این مدل، گرانترین مدل در میان سایر دستگاه ها می باشد. MFP حجم بالا از از لحاظ اندازه و خروجی نسبت به سه مدل دیگر بزرگتر می باشد. این مدل از قابلیت کپی برداری در حجم زیاد و قابلیت های پیشرفته برای اسناد برخوردار می باشد ( این ویژگی ها در بخش ویژگی این راهنما به تفصیل توضیح داده می‌شوند ) این مدل ها شامل منگنه کاغذ ، صحافی و چیدن می‌ باشند. این مدل ها بالاترین میزان وضوح ممکن در حدود dpi۲۴۰۰×۱۲۰۰ برای کپی رنگی تا درون یابی DPI ۹۶۰۰×۶۰۰  با عمق رنگ ۸ بیتی برای تکثیر سیاه و سفید می باشد.

مقاله انتخاب بهترین دستگاه کپی در دو بخش میباشد که برای مشاهده  بخش دوم روی لینک پایین کلیک کنید.

مشاهده بخش دوم این مطلب